Unser neuer Finanzmanager ist ein Roboter: So arbeitet ClickUp zusammen mit n8n für uns
Wer eine Agentur oder ein Beratungsunternehmen leitet, weiß, dass die Arbeit nicht mit der Projektabgabe endet. Tatsächlich beginnt oft erst dann der weniger glanzvolle, aber umso zeitintensivere Teil der Arbeit: die Administration. Leistungsnachweise, Berichte, E-Mails, Rechnungsstellung und die Überwachung von Zahlungen.
Ein endloser, manueller Prozess, der enorm viel Zeit und Energie verschlingt. Fehler passieren hierbei leicht. Eine falsche E-Mail-Adresse oder ein Tippfehler beim Betrag können den gesamten Ablauf um Tage zurückwerfen, während dem Team wertvolle Zeit für die eigentliche, kreative Arbeit verloren geht.
Bei uns bei Alias Innovations war das ganz genauso. Irgendwann mussten wir uns eingestehen, dass wertvolle Stunden des Teams für die manuelle Erstellung von Rechnungen und Leistungsnachweisen draufgingen. Diese Arbeit wollten wir uns sparen, also wurde unser Ziel, eine effiziente Workflow-Automatisierung zu entwickeln.
Die Lösung: ein wenig Low-Code-Magie
Das Fundament lieferte ClickUp, wo wir unsere Projekte verwalten, aber das allein war noch nicht genug. Den wahren Durchbruch brachte n8n, eine Low-Code-Plattform. Sie funktioniert wie ein digitaler Klebstoff, der unsere verschiedenen Software-Anwendungen so miteinander verknüpfen kann, dass sie ohne menschliches Zutun kommunizieren.
Die Kombination aus ClickUp und n8n bot die perfekte Grundlage für den Aufbau einer komplexen Rechnungsintegration.
Wir wussten jedoch auch, dass selbst die ausgeklügeltste Workflow-Automatisierung scheitert, wenn sie auf ungenauen Informationen basiert.
Deshalb ist der Schlüssel zum ganzen Prozess eine von uns erstellte Vorlage in ClickUp. Sie fungiert als Formular mit vordefinierten Feldern, wodurch wir Fehlerquellen minimieren und sicherstellen, dass das System immer mit den richtigen, formatierten Daten arbeitet.
So funktioniert das ClickUp + n8n System in der Praxis

Berichtersteller und Postbote:
Wenn wir einen Projektauftrag in ClickUp abschließen, wird Wall-e sofort aktiv. Er sammelt die relevanten Daten, generiert daraus einen formellen Leistungsnachweis als PDF und versendet ihn in einer professionellen E-Mail-Vorlage an den Kunden.
Intelligente Genehmigung
Die E-Mail enthält einen einzigartigen, verschlüsselten Link, mit dem der Kunde die Leistung per Klick annehmen kann, was das System sofort als Genehmigung verbucht. Erfolgt innerhalb von sieben Tagen keine Reaktion, betrachtet das System den Bericht als automatisch genehmigt. Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, den Bericht abzulehnen, was eine sofortige Benachrichtigung an den Projektleiter auslöst.
Selbstständiger Buchhalter
Im Moment der Genehmigung klopft Wall-e bereits an die Tür unserer Rechnungssoftware (Billingo). Er übergibt die notwendigen Daten, woraufhin die Software automatisch die offizielle Rechnung ausstellt und per E-Mail an den Kunden versendet. Keine manuelle Rechnungserstellung mehr.
Ordnungsliebender Archivar
Wall-e liebt Ordnung. Die ausgestellte Ausgangsrechnung lädt er sofort in unsere Finanzübersicht in ClickUp hoch und legt eine Kopie im gemeinsamen Google-Drive-Ordner unseres Buchhalters ab.
Finanz-Wachposten
Der Kreis schließt sich mit der Bezahlung. Die Bankensynchronisation in Billingo erkennt den Zahlungseingang und setzt den Status der Rechnung auf 'Bezahlt'.
Sobald Wall-e das sieht, aktualisiert er ebenfalls den Rechnungsstatus in ClickUp.
Der gesamte Prozess ist abgeschlossen, ohne dass wir auch nur eine Minute mit Verwaltung verbringen mussten.
Was haben wir durch Automatisierung tatsächlich gewonnen?
Auf den ersten Blick ist die Zeitersparnis am offensichtlichsten. Bei einem zehnköpfigen Team setzt dieses System monatlich die Arbeitszeit eines ganzen Kollegen frei. Aber die wahren Vorteile zeigen sich erst danach.
Da die Fehlerquote fast auf null gesunken ist, sind unsere Prozesse viel zuverlässiger geworden. Dank der präzisen und schnellen Berichterstattung gehen auch die Zahlungen schneller ein. Dieser berechenbare, professionelle Betrieb gibt nicht nur uns Sicherheit, sondern wird auch von unseren Kunden geschätzt.
Wir wussten jedoch auch, dass selbst die ausgefeilteste Workflow-Automatisierung scheitern würde, wenn sie mit ungenauen Informationen arbeiten müsste.
Und was vielleicht am wichtigsten ist, dass unser Team ist von den monotonen Aufgaben befreit und kann sich endlich auf das konzentrieren, was es am besten kann.
Wie geht es weiter?
ClickUp ist für sich allein schon ein fantastisches Werkzeug, aber mit einer auf n8n basierenden Workflow-Automatisierung können wir seine wahre Stärke entfesseln und ein vollständig integriertes Unternehmenssystem aufbauen.
Möchtest du, dass auch in deinem Unternehmen ein solcher automatisierter Assistent die Verwaltung übernimmt? Kontaktiere uns gerne, und wir helfen dir, deinen eigenen zu entwerfen und zu bauen!
Wir entwickeln solche und andere Integrationen auf internationaler Ebene, sodass dir unser Fachkollege auf Englisch, Deutsch und Ungarisch weiterhelfen kann.